Die wahren Kosten für Unternehmenssoftware

von | Feb 1, 2019 | Softwareentwicklung |

Wenn ein Unternehmen Kalkulationen für die Anschaffung einer neuen Softwarelösung anstellt, werden oft wesentliche Kostenfaktoren außer Acht gelassen. TCO, kurz für Total Cost of Ownership, also die Gesamtbetriebskosten für Unternehmenssoftware müssen auch die indirekten Kosten beinhalten, wenn man eine realistische Kostenschätzung anstellen will. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, welche Punkte in Ihrer Berechnung der Lebenszeitkosten für Software auf keinen Fall fehlen sollten.

Egal ob Sie auf der Suche nach einer Cloud-basierten Softwarelösung, wie etwa Nextcloud oder Salesforce, sind, mit einer Standard-Software wie den diversen Microsoft-Lösungen das Auslangen finden oder auf speziell auf Ihren Unternehmensbedarf zugeschnittene Individualsoftware setzen – um Ihren Return on Investment (ROI) richtig berechnen zu können, sollten dürfen die folgenden Kostenfaktoren nicht fehlen.

Anlaufkosten

Wenn die Investition in eine neue Software für Ihr Unternehmen ansteht, müssen zunächst natürlich die eigentlichen Softwarekosten bedacht werden. Darunter fallen Entwicklungs- und Lizenzkosten, aber auch eventuelle Finanzierungskosten sollten in Ihre Kalkulation einfließen.

Setup- und Implementierungskosten sind ebenfalls ein Faktor. Bei Individualsoftware im Allgemeinen bereits in der Entwicklungspauschale beinhaltet, können Einrichtungskosten für Konfiguration, Testing, das Setup von Sicherungen und Disaster Recovery Lösungen nicht unerheblich sein.

Je nach den Erfordernissen zu Anbindung anderer Systeme im Unternehmen oder auch an externe Quellen, müssen Sie auch mit Kosten für die Entwicklung von diversen Schnittstellen (Interface Programmierung) rechnen.

Was bei den Anlaufkosten für Software gerne vergessen wird, sind – Cloud-Software ist hier ausgenommen – die Kosten für die nötige Hardware, denn zum Ausführen der Software sind ja auch Server und Storage nötig. Auch Backup- und Recovery-Lösungen sind nicht gratis.

Ist die Software im Haus implementiert, gilt es, die Mitarbeiter – vom Enduser bis zum Systemadministrator –  in der optimalen Verwendung der neuen Lösung zu schulen.

Werden Standard-Software Produkte verwendet, sind oft Anpassungen an die speziellen Bedürfnisse und die Arbeitsweise im Unternehmen nötig. Diese Adaptionen verursachen ebenfalls Kosten – oft sogar mehrfach, falls die benutzerdefinierten Anpassungen bei Software-Aktualisierungen verloren gehen oder nicht mehr in der gewohnten Art und Weise funktionieren. Sollten diese Anpassungen die Upgrades und Patches der Standard-Software verhindern, kann das weitere Kosten nach sich ziehen. Nämlich dann, wenn so entstandene Sicherheitslücken von Hackern ausgenutzt oder Schadsoftware dazu benutzt wird, Unternehmensdaten zu kompromittieren oder Systemausfälle zu verursachen.

Betriebskosten

Auch in der Produktivphase der Software fallen regelmäßig Kosten an, die in der TCO-Schätzung berücksichtigt werden müssen.

Sowohl bei Standard-Software wie auch bei Cloud-basierten Software-Produkten fallen auch weiterhin Lizenzkosten an. Sei es durch eine steigende Zahl an Benutzern oder einfach die Abrechnung der Lizenzkosten in monatlichen oder jährlichen Tranchen, wie es bei Cloud-Software meist der Fall ist. Gut kalkulierbar sind in diesem Zusammenhang auch die anteiligen Kosten für das eigene oder das gehostete Rechenzentrum bzw. allfälliger Hardware, die für den Betrieb der Software nötig sind. Auch die Abschreibung Ihrer Kapitalkosten für Individual- und Standardsoftware fällt unter die einfach zu berechnenden, aber oft vergessenen Softwarekosten.

Mitarbeiterfluktuation und Unternehmenswachstum, aber auch entscheidende Änderungen in der Standard- oder Cloud-Software verursachen oft neuerliche Schulungskosten, die trotz ihrer schwereren Abschätzbarkeit auch in die Kalkulation einfließen sollten.

Auch gut geschulte Enduser benötigen immer wieder Unterstützung durch Helpdesk und / oder Systemadministratoren. Eventuell beschäftigen Sie auch eigene Entwickler und Analysten, die mit der Optimierung Ihres Systems beschäftigt sind. Vergessen Sie nicht, auch die Kosten für diese Mitarbeiter, aber auch anteilig für deren Verwaltung in Ihre Berechnung zu inkludieren.

Wartungs-, Support- und Upgradekosten sind oft nicht unerheblich. Bei Standard-Software wird so sichergestellt, dass Sie alle aktuellen Patches und Upgrades erhalten und Ihre Software weiterhin allgemeinen Sicherheits- und Kompatibilitätsstandards entspricht. Die Kosten dafür liegen bei bis zu einem Viertel der ursprünglichen Anschaffungskosten. Auch Individualsoftware ist von Wartungskosten nicht ausgenommen. Sie sollten damit rechnen, dass die Wartungs- und Supportkosten über die gesamte Lebensdauer des Produkts die anfänglichen Entwicklungskosten übersteigen werden, vor allem, wenn Sie auch die Erstellung zukünftiger Versionen miteinbeziehen.

Software, die auch außerhalb der unternehmenseigenen Firewall sichtbar ist, verlangt nach spezifischen Sicherheitsmaßnahmen. Die Kosten dafür müssen ebenso kalkuliert werden, wie die für eine hohe Verfügbarkeit Ihrer Software-Lösung und Maßnahmen im Rahmen von Disaster Recovery Plänen. Dazu gehören regelmäßige Überprüfungen, Backups und Hot Failovers. Auch mögliche Ausfall- und Stehzeiten bei nicht verfügbarer Software sollten bedacht werden. Die Wahrscheinlichkeit für einen Softwarefail sind bei Individualsoftware und Standard-Software meist höher. Cloud-Software Anbieter nehmen die verhältnismäßig hohen Hot-Failover Kosten meist in Kauf, um ihren Service attraktiv zu machen. Aber einen hundertprozentigen Schutz gibt es auch dort nicht.

Ausscheidungskosten

Ist ein Software-System veraltet, ist mit weiteren Kosten zu rechnen. Die Migration alter Daten mag zu kostenintensiv sein, um sie in Betracht zu ziehen, trotzdem müssen die Daten oft noch eine Zeit lang verfügbar sein. Günstiger – wenn auch nicht kostenlos – ist es in diesem Fall, das alte System parallel zum neuen in einem Archivierungsmodus zu belassen, der den Zugriff auf, aber nicht die Änderung der Daten erlaubt. Für die Beibehaltung von Prüfprotokollen ist es gelegentlich nötig, alle Benutzerlizenzen – also auch inaktive Lizenzen – im System aufzubewahren.

Datenexporte in einem Format, das auch vom neuen System problemlos übernommen werden kann, sind oft mit hohen Kosten verbunden – vor allem, wenn die geforderte Lösung mit einem Entwicklungsaufwand für den Anbieter einhergeht.

Eventuell ist auch mit Entsorgungskosten für nicht mehr benötigte Hardware zu rechnen. Bedenken Sie, dass Sie alle Speichermedien datenschutzkonform – Stichwort EU-DSGVO – entsorgen müssen – auch dieser Prozess ist mit Kosten verbunden.

Eine umfassende Kalkulation der anfallenden Investitionskosten für neue Unternehmenssoftware anhand der von uns genannten Punkte hilft Ihnen nicht nur dabei, sich für die richtige Software-Lösung zu entscheiden, sondern auch eine bessere Abschätzung für Ihren ROI zu treffen.  

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Textquellen & Links

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