Intranet & Extranet Programmierung: Was Sie für Ihr Unternehmen beachten sollten

von | Jul 24, 2017 | Webentwicklung |

Intranets und Extranets sind wichtige Systeme zum Informationsaustausch für große und mittlere Organisationen. Beide sind häufig über Webbrowser zugänglich. Um den internen Fluss von Wissen sicherzustellen steht ersteres jedoch nur im firmeninternen Netzwerk zur Verfügung, während das Extranet auch ausgewählten externen Personen, wie etwa Vertriebsmitarbeitern, diversen Außenstellen, Partnern und Kunden zugänglich gemacht werden kann. Bei der Entwicklung und Implementierung des Systems gilt es jedoch einige Stolpersteine zu vermeiden. Wir fassen Ihnen die wichtigsten Tipps und wissenswerte Informationen hier kurz zusammen.

 

Intranets und Extranets bestehen aus komplexer Software und Infrastruktur, die den Betrieb garantiert. Es verwundert kaum, dass bei der Programmierung und Implementierung diverse Probleme und Fragen auftauchen. Der Grund dafür liegt nicht zuletzt in den vielen Anforderungen, die an die Software herangetragen werden. Typische Funktionen sind zum Beispiel Personenregister, Dokumentablagen, Projektverwaltungen, News und Termine (Kalender), Bilder- und Videodatenbanken, Anbindungen zum CRM- oder ERP-System, Kommentare, u.v.m. Die Möglichkeiten sind umfangreich und an originellen Ideen mangelt es kaum. So kann man Extranets für Tarifrechner für Versicherungsmakler nutzen, die den Kunden in einem geschützten Bereich Tarife berechnen können. Die Ergebnisse stehen sofort zum Downloaden und Ausdrucken bereit, um sie diesen mitzugeben. Derartige Portale können sogar für einzelne Events angefertigt werden. Im konkreten Fall handelte es sich um eine Microsite für Live-Votings von Führungskräften auf einer Strategie-Konferenz eines internationalen Versicherungsunternehmens. Funktionen wie Feedbackfelder, automatische E-Mail-Benachrichtigungen, Rollenverwaltungen, uvm. wurden ebenfalls integriert. Hinzu kommen organisatorische und technische Anforderungen, wie Ausfallsicherheit, auch offline verfügbare Inhalte, bestimmte Design- und Usability-Vorgaben, die erfüllt werden müssen.

 

 

Selbstredend sollten Sie daher schon in der Konzeption der Portale alle Beteiligten an einen Tisch setzen. Denn grobe Änderungen am Konzept während der Umsetzung oder im Nachhinein sind in der Regel teuer. „Zudem sollten auch bereits in der Konzeption und beim Testen fertiggestellter Komponenten Personen an Bord geholt werden, die die Software später täglich benutzen“, erklärt uns Lyubomir Ivanov, einer der führenden Entwickler bei Iphos IT Solutions auf Nachfrage. „Wir sehen immer wieder, dass Dinge aus Sicht der Führungsebene entschieden werden, worunter später die Usability für das ausführende Personal leiden kann. Letztendlich kann das im Betrieb zu erheblichen Mehrkosten führen oder spätere Ergänzungen nötig machen. Das kostet Geld und zögert eventuell den Return on Investment hinaus.“

Ein weiterer handfester Tipp ist eine realistische Planung des Entwicklungszeitraums und der Funktionalität anzustreben. „Projekte sind oft überambitioniert“, so Ivanov. „Besser ist es mit der Entwicklung von Kernfunktionen zu beginnen, um schneller ein funktionierendes System zu haben, das dann im Betrieb um weitere Komponenten angereichert wird. So profitiert das Unternehmen schon vorher von der Software und Feedback fließt zügiger in den Entwicklungsprozess ein.“ Ein wichtiges Stichwort ist hier die „agile Softwareentwicklung“, die einen schnellen Projektfortschritt erlaubt, da Programmierergebnisse früher sichtbar und nutzbar werden.

Zudem sollte auch ein fester Ansprechpartner für einen externen Softwareentwickler im Unternehmen bereitstehen. Denn die Entwicklung von Extranets und Intranets braucht Ressourcen für Feedback, Anweisungen, Testen, und so weiter. „Gibt es keine klare Ansprechperson oder ist diese kaum verfügbar – so leidet der Projektfortschritt darunter“, berichtet der Entwickler aus Erfahrung.

 

 

Ein großer Vorteil ist auch die Wahl eines externen Dienstleisters, der alle nötigen Bereiche abdeckt – von der IT Infrastruktur bis zu Software-, Datenbank- und Webentwicklung. Denn Intranets und Extranets sind komplexe Systeme, die Einiges an Know-How und Technologie aus verschiedenen Bereichen der IT erfordern.

Informieren Sie sich vorab umfangreich über die Kosten. Ein seriöser IT-Dienstleister legt Ihnen alle Kosten offen und bietet Ihnen auf Sie zugeschnittene Technologien zu einem an Ihr Unternehmen angepassten Preis. Bei bestimmten Anforderungen kann zum Beispiel Open Source Software zum Einsatz kommen, die die Entwicklungszeit beträchtlich reduziert und keine laufenden Kosten (Lizenzgebühren) verursacht. Man programmiert dann quasi zusätzliche Funktionen zur bestehenden Software dazu und profitiert von großen Communities (Support und laufenden Updates). Auch die Entwicklungsleistung für Intranets und Extranets kann gezielt im Preis an Anforderungen angepasst werden. So sind verschiedene Kostenmodelle denkbar – von Stundenpaketen bis zu Pauschalen. Letzere lohnen sich bei hohen laufenden Entwicklungsaufwänden.

Lassen Sie testen und testen Sie selbst mit: Ihr externer Dienstleister sollte vorab automatisiert und manuell die erstellten Systeme testen. Es ist nicht unüblich dabei auch ein Testprotokoll zu erhalten. Jedenfalls sollten Sie auch in Ihrem Unternehmen intern Ressourcen für das Testen freistellen. Denn ein perfektes System benötigt auch Ihren Input.

Denken Sie auch Ihr zukünftiges Wachstum und Faktoren der IT-Infrastruktur mit: ein wirklich ausgereiftes System ist skalierbar, d.h. es kann mit Ihrem Unternehmen wachsen und zudem ausfallsicher, d.h. immer verfügbar. Dafür nötig sind entsprechende Server, Software und ein ordentlicher IT-Wartungsvertrag mit garantierten Updates, Erreichbarkeiten und Reaktionszeiten.

„Gehen Sie strategisch vor, denken Sie an die Faktoren, Zeitaufwände und Kosten – dann haben Sie so gut wie gewonnen“, so Ivanov. „Wenn Sie dann von Ihrem Entwickler noch gut beraten und unterstützt werden stehen die Chancen gut auf ein gelungenes Projekt, dessen Mehrgewinn die Kosten übersteigt.“